Мы в агентстве стремимся максимально забрать на себя заботы по подготовке ивента — чтобы клиент мог заниматься своими делами и, вместе со всеми, наслаждаться праздником.
Но важно понимать: полностью делегировать процесс всё-таки не получится — особенно на первом этапе.
Нам очень важно взаимодействие с тем, кто является заказчиком мероприятия — HR, маркетинг или руководитель проекта. Именно от того, насколько чётко будут сформулированы задачи и видение, зависит, насколько точно мы попадём в ожидания команды и бизнеса.
Чем подробнее будет ТЗ на старте — тем выше шанс, что в день ивента вы услышите от коллег: “Вау, как круто получилось!”
Чтобы облегчить вам задачу — собрали краткий гид: как правильно подготовиться к ивенту со стороны клиента.
Но важно понимать: полностью делегировать процесс всё-таки не получится — особенно на первом этапе.
Нам очень важно взаимодействие с тем, кто является заказчиком мероприятия — HR, маркетинг или руководитель проекта. Именно от того, насколько чётко будут сформулированы задачи и видение, зависит, насколько точно мы попадём в ожидания команды и бизнеса.
Чем подробнее будет ТЗ на старте — тем выше шанс, что в день ивента вы услышите от коллег: “Вау, как круто получилось!”
Чтобы облегчить вам задачу — собрали краткий гид: как правильно подготовиться к ивенту со стороны клиента.
1️⃣ Определите чёткие задачи
Самый частый запрос, который мы слышим на старте: «Хочется, чтобы было классно». Но «классно» для всех разное. И для бизнеса мало что значит.
Ваша задача — понять и озвучить:
• зачем мы делаем это событие?
• что хотим получить на выходе?
• каких эмоций/эффекта ждём от команды?
• какие бизнес-задачи хотим поддержать этим ивентом?
Это несложно. Примеры задач:
• укрепить связь и взаимодействие в коллективе перед новым сезоном
• повысить вовлечённость и лояльность сотрудников
• интегрировать ценности бренда коллективу
• мотивировать команду перед запуском новых продуктов или проектов
• создать wow-историю для соцсетей HR-бренда
И так далее
Когда задачи сформулированы — агентство сможет предложить сценарии, которые реально работают.
Ваша задача — понять и озвучить:
• зачем мы делаем это событие?
• что хотим получить на выходе?
• каких эмоций/эффекта ждём от команды?
• какие бизнес-задачи хотим поддержать этим ивентом?
Это несложно. Примеры задач:
• укрепить связь и взаимодействие в коллективе перед новым сезоном
• повысить вовлечённость и лояльность сотрудников
• интегрировать ценности бренда коллективу
• мотивировать команду перед запуском новых продуктов или проектов
• создать wow-историю для соцсетей HR-бренда
И так далее
Когда задачи сформулированы — агентство сможет предложить сценарии, которые реально работают.
❌ «Чтобы было классно» — не задача.
✅ «Укрепить связь и взаимодействие в коллективе перед новым сезоном» — задача.
✅ «Укрепить связь и взаимодействие в коллективе перед новым сезоном» — задача.
2️⃣ Подумайте о команде
Очень важно понимать аудиторию мероприятия:
• возрастная группа
• состав (все сотрудники или только топ-менеджмент?)
• был ли у них похожий опыт до этого
• уровень готовности к нестандартным форматам
• культурные особенности (особенно если команда интернациональная)
Чем подробнее вы расскажете агентству о людях, тем тоньше и точнее будет программа.
• возрастная группа
• состав (все сотрудники или только топ-менеджмент?)
• был ли у них похожий опыт до этого
• уровень готовности к нестандартным форматам
• культурные особенности (особенно если команда интернациональная)
Чем подробнее вы расскажете агентству о людях, тем тоньше и точнее будет программа.
3️⃣ Забронируйте внутренние ресурсы
О чём часто забывают:
• заранее согласовать с руководством оргвопросы (бюджет, списки гостей, тайминг)
• назначить ответственного с вашей стороны, кто будет на связи с агентством
• подготовить брифы для внутренних спикеров (если они есть)
• продумать, кто будет вести внутреннюю коммуникацию о событии (приглашения, напоминания, пост-отчёты для сотрудников)
Если этого не сделать заранее — в последний момент начинается хаос. А он точно не помогает атмосфере на ивенте.
• заранее согласовать с руководством оргвопросы (бюджет, списки гостей, тайминг)
• назначить ответственного с вашей стороны, кто будет на связи с агентством
• подготовить брифы для внутренних спикеров (если они есть)
• продумать, кто будет вести внутреннюю коммуникацию о событии (приглашения, напоминания, пост-отчёты для сотрудников)
Если этого не сделать заранее — в последний момент начинается хаос. А он точно не помогает атмосфере на ивенте.
Сделаем мероприятие вместе?
Напишите нам по поводу вашего события, и мы свяжемся с вами для детального обсуждения. По почте, в мессенджере или телефону — как вам удобно.
4️⃣ Вовлекайте команду заранее
Очень классно работает, когда сотрудники не просто приходят «на готовенькое», а вовлекаются заранее.
Что можно сделать:
• тизеры ивента (афиши в офисе, посты в корпоративном портале или внутренней сети)
• небольшие интерактивы или квизы перед мероприятием
• коммуникация от руководства о том, зачем компания делает этот ивент и чего ждёт
Это сильно повышает «температуру в зале» на старте события. Люди приходят уже с интересом, а не с вопросом «что мы тут делаем?»
Что можно сделать:
• тизеры ивента (афиши в офисе, посты в корпоративном портале или внутренней сети)
• небольшие интерактивы или квизы перед мероприятием
• коммуникация от руководства о том, зачем компания делает этот ивент и чего ждёт
Это сильно повышает «температуру в зале» на старте события. Люди приходят уже с интересом, а не с вопросом «что мы тут делаем?»
5️⃣ Будьте готовы к изменениям
На любом ивенте есть элемент живого процесса. Иногда автобус с гостями встал в пробку, иногда участники подольше задержались на кофе-брейке. Это нормально.
Главное — дать агентству пространство для адаптации на месте, и самим быть готовыми чуть-чуть «играть в ритме».
Чем легче и гибче ваше отношение — тем лучше атмосфера в целом.
Главное — дать агентству пространство для адаптации на месте, и самим быть готовыми чуть-чуть «играть в ритме».
Чем легче и гибче ваше отношение — тем лучше атмосфера в целом.
Итоги
Правильно подготовленный клиент — это 50% успеха любого мероприятия.
И вам самим в этом случае будет проще, спокойнее и приятнее работать.
Мы в агентстве поддержим вас на каждом этапе подготовки.
Если хотите обсудить, как выстроить подготовку именно для вашей компании — будем рады пообщаться.
И вам самим в этом случае будет проще, спокойнее и приятнее работать.
Мы в агентстве поддержим вас на каждом этапе подготовки.
Если хотите обсудить, как выстроить подготовку именно для вашей компании — будем рады пообщаться.
Оставьте заявку
Напишите нам по поводу вашего события, и мы свяжемся с вами для детального обсуждения. По почте, в мессенджере или по телефону — как вам удобно. Отвечаем на все заявки без исключения. Вне рамок географии или часовых поясов.
Оставьте заявку
Напишите нам по поводу вашего события, и мы свяжемся с вами для детального обсуждения. По почте, в мессенджере или по телефону — как вам удобно. Отвечаем на все заявки без исключения. Вне рамок географии или часовых поясов.
Организовать мероприятие в Санкт-Петербурге и Москве
Готовый, зарекомендовавший себя сценарий, или индивидуальная режиссерская концепция
Следуем корпоративному духу и ценностям заказчика. Относимся к мероприятию как к HR-инструменту, который решает вашу конкретную бизнес-задачу
Решаем под ключ все финансовые и организационные вопросы, связанные с подготовкой и ходом мероприятия
- Составим оригинальный сценарий мероприятия — деловой и неформальной части
- Подберем локацию исходя из ожидаемого количества участников и бизнес-целей
- Благоустроим и подготовим площадку к мероприятию: монтаж конструкций, оформление тематических зон и др.
- Разработаем активности и развлекательную программу
- Поможем с выбором ведущего и команды аниматоров. Организуем кейтеринг, поможем с меню и закупкой напитков
- Возьмем на себя все техническое оснащение (свет, звук) и обеспечим инвентарем
- Организуем бронь мест проживания, трансфер к месту отдыха и обратно
- Организуем фото- и видеосъемку